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分析会计电算化系统内部控制

时间:2019-03-29

分析会计电算化系统内部控制

  一、会计电算化条件下内部控制的现存问题

  1、会计电算化条件下内部控制的现状

  目前在我国许多电算化会计系统是用户单位的财务人员和协作单位的计算机人员合作开发的,这就存在着开发和使用脱节的问题,使得设计出来的系统存在许多问题,不能反映企业的实际情况对会计电算化的认识不到位,忽视内部控制制度建设,制度流于形式;数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化;会计电算化系统运行的复杂性,使内部会计控制的范围扩大;会计电算化控制手段和方式的变化,加大了电算化系统的控制风险;会计电算化的运行未能建立科学合理的制度体系。

  2、原始凭证数字化,易于伪造

  在手工会计环境下,企业发生的经济业务均用纸张记录,这些数据如果被修改,很容易辨别出被修改过的痕迹。但是,在会计电算化系统中,数据被直接记录在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这就给业务的记录带来了风险,计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁光介质上,因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。

  3、内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大

  传统手工会计系统下,由于会计处理环节相对分散,各个环节由不同人员登录,一个环节数据出现错误,在下一个环节还可以发现更正。而在电算化会计系统的环境下,由于数据处理的程序化和集中化,只要一次输入原始数据,系统就会自动进行多项处理。因此,一旦原始数据出现错误,将引发日记账、明细账及总账等出现一系列错误,从一个环节蔓延到其他环节,使得错误的严重性加大。

  4、会计信息系统的安全性风险

  安全性风险主要有以下几种情况:(1)系统密码被非法窃取和盗用,会计人员甚至有的外部人员未经授权浏览、修改甚至破坏会计资料,舞弊的手段更加隐蔽。(2)由于计算机硬件系统存在物理性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因将导致会计数据的丢失,导致数据处理的不准确。(3)存储数据的磁盘、磁带等,经过修改、擦除和拷贝均不留痕迹,同时这些磁性物质容易损坏,导致会计信息的丢失。(4)各种各样的病毒也对安全系统造成威胁,甚至导致计算机系统的瘫痪。(5)网络财务给会计信息系统带来的新问题。

  二、会计电算化对内部控制的影响

  1、内部控制形式的变化

  由于电子计算机具有高速、稳定的特点,有很强的逻辑判断能力和逻辑分析能力,使内部控制形式主要有两方面的变化:(1)电算化的实现减轻了原手工做帐的工作量;(2)电算化的实现使原手工的内部控制更方便。在电脑里实现例如凭证的借贷平衡校验;余额、发生额的平衡检查;各核算与系统之间的数据核对;报表数据的勾稽关系检查等。

  2、内部控制制度内容的变化

  (1)实现会计电算化后,会计部门不再是内部单纯的会计核算岗位,增加了计算机操作、数据录入、凭证复核、会计软件维护、硬件维护、系统管理、系统分析、系统设计、程序编制和调试等新的工作岗位,财务管理岗位比手工条件下划分的更细、投入的人员更多、管理的更加深入。(2)实现会计电算化后,计算机的应用和保护成为新的内容。会计电算化数据的主要储存形式转变为机内文件,这使得计算机机内文件的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作等成为会计内部控制的又一项重要内容。由于计算机的应用,使防止计算机舞弊和计算机病毒破坏,成为会计内部控制一个新的、至关重要的事。

  三、加强电算化系统的内部控制制度建设的其他建议

  1、明确职责分工,加强组织控制

  由于会计电算化知识与功能的相对集中,必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员,在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能的分离,以及在电算化部门内部的职责分离。电算化部门内部必须把职责分工同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。

  2、加强内部审计

  会计电算化下的内部审计不仅需要审查会计电算化系统输出的信息是否可靠,而且还要审查会计电算化系统的内部控制是否健全有效,以及会计系统本身的安全性。通过电算化的内部审计,可以发现各种控制手段的弊端,找出进一步改进的措施。在系统运行的各个环节,都应有内审人员参与,定期检查和测试电算化会计系统的工作情况,参与指定和监督执行相关管理制度,建议修改或选折会计软件

  3、建立健全人才培训制度,提高会计人员素质

  企业应高度重视电算化人才的开发与培养,要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应高度重视电算化人才的开发与培养,积极组织会计人员学习会计电算化知识,掌握计算机先进技术,培养或聘用一批精通技术、熟练应用电算化程序的高级技术人才,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。

  4、网络的安全控制

  随着网络技术的发展及其对会计电算化的影响,安全问题愈加显得重要。企业应加强网络安全的控制,在技术上对整个财务网络系统的各个层次都要采取安全防范措施和规则,建立综合的多层次的安全体系。网络安全性指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。

  在受到国际金融危机冲击和我国高速发展经济建设的背景下,会计电算化在我国得到了迅速的普及和提高,会计电算化以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎,加强会计电算化对企业内部控制影响的研究,强化电算化环境下会计信息系统的内部控制机制建设,不断探索适合电算化环境的内部控制措施,具有十分重要的现实指导意义。

分析会计电算化系统内部控制

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