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浅议现代档案信息网络的设计与基本功能

时间:2019-03-15

浅议现代档案信息网络的设计与基本功能

  档案是党和国家的宝贵财富,是社会主义事业的重要组成部分,我国现存档案,大多数是以手工检索方式提供利用,是档案人员在检索过程中利用案卷目录、文号目录、全宗文件卡片目录、分类卡片目录等检索工具找到对应的某一柜、某一盒。然后再通过卷内文件目录找到某一件。一般情况下,大部分档案放在库里无人问津,有些珍贵档案无法显示它的更大价值,沦为一滩流不动的“死水”。收的多销毁的少,导致大量的档案堆积。有限的档案库房存放地因而爆满,于是人们在思索:如何有效地保存、管理和使用这些宝贵的档案信息资源档案部门应以满足广大利用者的需求为自身的职责,出路之一就是档案馆采用现代信息管理技术,开发档案信息的资源的潜力,实现档案信息资源共亨,为经济发展和社会进步提供高效能、高质量的服务。以计算机网络为技术特性的档案信息现代化管理建设已经到了迫在眉睫、刻不容缓的地步。

  一、现代档案信息系统的设计概要

  档案管理信息化中一个非常重要的课题就是档案管理信息系统的设计。档案管理信息系统的设计思路,不仅体现了我们应对信息化挑战所采取的策略,而且也体现了实现信息化管理所需遵守的新的业务规则,更重要的是,它体现了我们对信息化时代的档案及档案管理概念与理念的把握是否准确,它也将决定在信息化时代档案业务人员必须遵循的全新的工作流程和操作规范。因此,档案管理信息系统设计的建构,是关乎档案信息化管理事业成败的关键性课题。在进行档案信息化管理之初,要对档案管理的信息化问题有深刻的理解,在此基础上形成合理的档案管理系统设计思路,才能够保证我们在信息化进程中少走弯路,提高效率。档案管理信息化就是要利用现代的信息技术变革档案管理的模式,包括档案本身的信息化、档案管理方法的信息化、档案管理工作模式的信息化、档案工作目的的信息化。

  二、档案信息网络的基本功能

  档案信息网络而言,目前它可以通过数据专线或长边电话线等介质,将各地档案局(馆)的众多计算机连接在一起,组成庞大的多媒体信息互联网络,实现远距离、准确的文字、图片、图像等多种档案信息的快速公询、传输、上传、下载和复制。

  现代档案管理信息系统有数据的收集和录入、信息存储、信息传输、信息加工、信息输出五大功能。档案信息网络的建立,可以使各级档案馆认真履行自己职责,积极开展档案信息资源的提供和利用,充分发挥档案的自身价值,使各类档案来源畅通,保证馆藏不断丰富。目前以将各省级档案信息资源通过计算机互联网络联系在一起,初步实现省内资源共享。

  (一)档案信息管理流程

  原始档案-扫描仪-计算机存储器一档案管理软件-海量存储光盘库-档案信息网络共享。通过扫描仪将原始档案照片等以图像方式扫描输入计算机。扫描到计算机中的档案图像,可以在屏幕上显示出来,也可以打印出来,这就是档案信息管理电子化的第一步。然后再由软件进行图文档案管理工作。档案管理软件负责电子化档案的扫描、压缩、存储分类查询、打印备份和安全性管理等工作。其中对电子化档案压缩和查询是整个档案管理软件的关健技术。由于原始档案的信息量很大,计算机磁盘存储困难,因此在存储过程中,可以采用光盘技术。大量档案的存储管理离不开备份份存储技术。

  (二)现代档案信息网络的结构与组成

  (1)网络概况与拓扑结构

  档案信息网络的覆盖范围可以遍及各省,达数千个。经测算,网络的信息容量约为数万亿字节。

  (2)档案信息网络的基本构成

  档案信息网络、用户工作站(终端饥)、数据通信网等构成。

  网络主机/服务器主要用于管理网络系统中共亨信息资源,它设有档案局域信息网络中心。网络服务器可分为文件服务器、打开服务器、备用服务器等。网络的主要功能是通过服务器来实现的,网络操作系统等软件区也要驻留在服务器上。

  主机/服务器一般选用大型计算机或高档计算机。若网络规模较大,可选中小型或大型计算机;若网络规模较小,服务器可由网络中高性能的微型机或工作站充当。

  用户工作站也称为网络终端或客尸机,用户通过它来访问网络的共享资源;各地区档案局(馆)的计算机称为用户工作站。在网络中,用户工作站本身应具有一定的处理能力,可以采用普通微型饥,也可以选择专用网络终端。

  网络适配器(网卡)是网络中的通信控制或通信处理机,通过它将用户工作站或服务器连接到网络上,实现网络资源共享和相互通信。

  档案局网络中心应使用同轴电缆,附属设备一般包括BNC插头、终端匹配器、中继器和调制解调器等。网络上的电缆是分段设备的,对细缆而言,每段的长度一般不小于1.5米,BNC插头安装在细同轴电缆线的两端。T型插头的中间―端用于连接用户工作站或网络服务器上的网络适配器,另两端分别连接到两根细同轴电缆线的BNC插头上。终端匹配安装在传输介质的最外两个端点上,以证实和端点的阻抗匹配。通讯中继设备一般应配备路由器、调制解调器等。

  网络软件包括网络操作系统(NOS)、网络协议软件、通信软件、网络应用炊件和大型信息数据库等。网络软件功能的强弱直接影响到网络的性能网络操作系统用来管理信息查询权限分配、信息保密及输出设备使用等。网络操作系统是在网络环境中进行资源管理的程序,主要包括文件服务程序、打印服务程序和网络接口程序等。文件服务程序管理共享文件系统,打印服务器实现共享打印机的管理,网络接口程序管理工作站对不同资源的访问。网络协议软件用于实现网络协议功能。网络的通信软件用于管理各个工作站之间的信息传输,并负责各种文档代码格式的转换等。

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