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浅谈船舶档案数字化工作的几点思考

时间:2019-03-14

浅谈船舶档案数字化工作的几点思考

  引言

  船舶档案主要是指有关于船舶方面的文字、图像以及声音和其他类型为载体的原始记录和资料,在过去的很长一段时间内船舶档案的保存一直以纸质形式存在,并且这种档案保存形式也应用社会个行业中,为我国科学文化事业提供了重要的帮助。纸质档案作为事件记录的原始载体不仅具有唯一性的特点,不能随意复制和更改,更由于其自身的真实性和直观性,在鉴定上较为简单而受到了人们的喜爱。但是随着社会的不断进步,科学技术的不断发展以及档案量的逐渐增加使得原有的档案保存形式已经不适用于当今社会,船舶档案数字化已经成为了不可阻挡的历史潮流。

  一、船舶档案数字化工作的发展现状

  鉴于纸质存储档案对于外部环境的要求较高以及档案工作量的不断加大,各方面对于船舶档案管理工作都提出了更高的要求,在这样的环境背景下进行船舶档案的数字化建设显得势在必行。档案数字化工作主要就是指通过对智能信息处理技术的利用,将传统的以纸张、录音带以及录像带等为储存介质的原始档案材料借助于现代化的扫描、压缩手段将其转化为图片文件以及声音文件和录像文件的格式,并且在运用储存管理技术将其储存到各类介质上,便于在需要的时候能够通过快速检索手段将其查找出来予以利用。在网络技术的基础上,逐步建立小范围内的网络平台,逐渐向全国范围扩展,以便为需要者提供查询、搜索之需。船舶档案数字化的最大优势和特点在于资源数字化、管理网络化、智能化以及使用方便化。

  从发展的趋势上来看,船舶档案数字化发展是档案管理工作整体发展趋势的方向,档案自起草、修改到印发都在计算机上进行,将会有利于档案的修改和复制,在数字化状态下的的档案能够提供更加高效的利用效率和质量,能够更好地满足船舶行业乃至全社会的需要。但是就我国目前的发展情况上来看,限于种种客观原因的限制使得计算机技术在船舶档案的管理工作中始终没有发挥出应有的作用和价值,档案的保密性和社会公众的需求两者之间的矛盾成为了影响船舶档案数字化工作的最大掣肘之一,造成了档案数字化的发展速度相对于社会数字化技术的发展来说存在着很大的滞后性,不能有效地满足各方需要。

  二、船舶档案数字化的利与弊

  (一)船舶档案数字化的积极影响

  从发展的角度上来说,档案数字化是档案信息化建设的重要内容,资源建设主要包含两部分,一是对现有馆藏档案的数字化,二是对电子文件进行归档和电子档案管理。借助于这种数字化形式可以对档案原件起到很好地保护作用,使电子文件形式的档案替代原件的使用,进而避免原件档案的过度使用而损坏,并且在数字化副本异地保存的条件下,输出缩微胶片还能够做到永久保存和使用,通过这种手段即使档案资料出现了重大灾难和意外情况也不至于使档案资料产生毁灭性的破坏。船舶档案数字化还能够有效地改善档案利用方式,一方面数字化后的档案能够做到共享使用,这样就能够提供档案的利用效率,摆脱孤本的限制;并且当需要对档案进行利用时,利用者将会打破时间的限制,能够随时使用需要的文件。最为重要的是船舶档案数字化是当今社会发展的主流趋势,社会的发展要求船舶档案必须进行改变和创新,以适应当今社会需要。

  (二)船舶档案数字化所带来的隐患

  船舶档案数字化在为档案管理工作带来便利的同时也带来的相应问题,其中最为突出的就是档案信息的安全问题。鉴于船舶档案数字化工作后,其接触的范围和广度也将会变得,因此面临安全风险的几率也随之增大。档案数字化主要的安全问题来自于四方面,分别是网络安全问题、系统安全问题、应用安全和病毒防范问题以及档案数据安全问题。网络安全问题是指基础网络设施不可能保证一直正常运行,在其运行过程中很有可能出现各类故障,进而影响到档案管理;二系统安全则是指档案数字化的相关计算机系统可能存在系统漏洞,在这样的环境下档案信息很有可能被窃取和利用;应用安全及病毒的防范则是由于网络病毒是伴随着网络的存在而存在的,如果不能进行有效地处理很有可能使档案信息面临病毒的威胁;而档案信息数据的安全则是指应当对船舶档案信息进行一定的加密处理,否则很有可能加大档案信息数据丢失的风险,一般情况下用户在访问档案信息和数据时,档案信息都是真实和完整的,如果不对用户的权限进行设置变更,而任由他人进入系统,将会使档案信息处于无保护状态,随时都存在被更改和利用的风险,这也是档案数字化所带来的主要问题。为此,在船舶档案数字化的不断发展过程中还应当对安全管理技术进行不断地研究,为档案信息的安全提供更加可靠地保障。

  三、纸质档案转化为数字档案工作的思考

  从形式上的变化来看,船舶档案数字化工作的最大变化在于储存介质发生了变化,由传统的纸质储存转变成了电子文件形式的储存。从某种程度上来讲,数字档案的共享与网络的沟通需要一系列的标准和规范来使其得以实现,例如各类档案数据的交换、档案信息的传递以及档案资源的共享和网络平台的链接等等。无论是对于储存的老档案来说,还是对现在的电子文件形式的新档案来说都应当严格按照标准化的原则去进行,确保纸质档案能够被完整的转换为数字化,电子文件能够归档,数字化档案能够被有序的保管、传递和利用,尽量避免各自为政、互不兼容现象的发生。对于船舶档案数字化工作来讲,建立一套标准和规范是必不可少的工作,在纸质档案转换为数字档案的过程中一定要发挥出标准和规范的引导性作用,保证技术上能够实现协调性和整体性的统一。而在现实的工作中,还应当严格执行国家档案局所颁布的《电子文件归档与管理规范》,对电子文件的归档和管理要进行严格规范,对于文字型电子文件、扫描型电子文件、视频和多媒体电子文件以及音频电子文件等各类档案都应当采取通用的格式予以储存和管理。   与此同时,在纸质档案转换为数字档案的过程中我们还应当注重为数字化档案提供一种良好的运行环境。船舶档案数字化主要就是指借助于信息系统加工和计算机网络传输来实现档案资源的合理配置与有效利用。对于档案的数字化管理来说,最为重要的就是技术性支撑,档案数字化需要相应的管理平台和技术手段作保证,这也是当今社会进行档案管理所必须具备的条件。但是从难度系数上来讲,档案数字化属于一项全方位的系统工程,其中包含了文件格式标准制定以及系统运行环境中其他标准制定等诸多内容,这使得船舶档案的数字化在未来的发展过程中还有很长一段路要走。针对于纸质档案转化为数字档案仍然有很多基础性工作要做,为此在转换过程中主要应当做好如下几方面。其一是要制定网络基础设施标准,为数字档案信息提供一个标准化的网络运行环境;其二则是要制定相关的应用标准,为数字化形式的船舶档案应用提供便利条件和有效规范,在数据源、代码以及电子公文格式上要遵循自身的标准;其三就是要制定好应用支撑标准,为数字化档案信息提供应有支撑和服务;最后则是要制定出合理有效地信息安全标准,为信息管理和应用创造一个安全的环境。船舶档案数字化工作要坚持从自身的立足点出发,在纸质档案的转换过程中要注重对门类和多元化档案资源的有效整合,最大限度上做到档案资源的合理配置,强化船舶档案的管理水平。

  四、关于船舶档案电子文件的保护

  鉴于船舶档案数字化之后,档案的主要载体形式由纸质变成了电子文件,因此在对电子文件的保管上还应当下足心思。通常情况下,归档电子文件都是以脱机的方式来保存的,在现实生活中大多是利用软磁盘来加以保存。作为新型的储存载体,光盘相对于磁盘来说在抗感染能力和结构稳定性上更具优势,为此船舶档案数字化工作之后应适当加强对光盘的应用,借助于光盘的应用能够为归档电子文件提供良好的保护,这也是当前所主要采用的方法和手段。但是对于光盘的保存来说也应当讲究一定的方法和手段,不仅要将光盘进行规范的摆放和使用更要使其保持在良好的温度和湿度环境中,其存放的温度环境应当尽量保持在十四到二十四度之间,相对湿度应当为百分之四十到百分之六十五。船舶档案数字化虽然体现着社会和时代的进步,但是我们也应当做好相应的辅助性工作,强化船舶档案管理工作的质量与效率。

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