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加强高校学生档案管理工作新思考

时间:2019-03-14

加强高校学生档案管理工作新思考

  一、高校学生档案的重要性

  学生档案是干部人事档案的原始材料,它是干部人事档案形成的基础,是一个人一生中最早的真实记录。学生档案基本信息一旦形成就要伴随他一生,因此,学生档案工作做得如何直接影响干部人事档案的质量。认真做好学生档案的收集、鉴别、整理工作对干部人事档案的形成至关重要,高校学生档案管理部门应高度重视学生档案建设,把对学生各方面能力的培养,技能的提升在学生档案中都能体现出来,为学生就业提供第一手资料,为干部人事档案的建立提供有价值的原始资料。

  高校学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、能、勤、绩及家庭背景的书面材料,是非常宝贵的个人信息资源,它对个人就业、升学、出国、转正定级、职称评定、工龄核算等方面起着重要的凭证作用。学生档案中的成绩单、年度品行鉴定表、奖惩材料等,从这些材料中能够真实客观地反映出学生的学习情况、政治思想表现、社会实践状况、家庭背景等。通过这些信息有利于学生工作者全面了解学生情况,更好地开发学生潜能;有利于用人单位对毕业生个人信息的了解,得知应聘者在校学习期间的思想道德、知识能力和个人素质等情况,学生档案都很好的发挥了参考作用。

  二、高校学生档案管理中存在的主要问题

  (一)高校学生档案内容贫乏,收集内容与社会需求脱节

  高校学生档案是大学四年中逐渐形成的包括学籍材料、鉴定材料、奖惩材料、党团材料等,这部分材料只体现了高校学生在校时间的部分情况和表现,无法满足用人单位对毕业生的实际考评需要,在当下实行双向选择就业模式下,用人单位更加看重的是学生的个人素质、科研能力、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息,而这些内容是目前学生档案所不能提供的。因此,针对社会需求的变化,档案部门应调整学生档案收集内容,将收集重点逐渐向能反映学生德、能、勤、绩等材料方面来。

  (二)高校学生档案人档脱离现象严重

  高校学生档案是不可再生的宝贵的信息资源。大学时期是人的一生的黄金时期,在这期间形成的人事档案对今后就业、提升具有重要的参考价值,然而许多学生不清楚、不重视自己的档案。自主创业毕业生认为档案没用,有的将档案继续放在学校,有的将档案放在人才中心,从此不再问津;对于已经就业的毕业生,由于用人单位只看重毕业生的能力,不要求提供档案,再加上刚毕业的学生工作不稳定,跳槽现象严重,认为档案没用,放弃对档案的管理,久而久之就造成了人和档案脱离,而且这种局面随着就业压力的加大会更加严重。

  (三)师生档案意识薄弱,学生档案管理难度增大

  由于高校档案管理部门和管理者对本职工作的宣传不到位,使得学生缺乏档案意识,不知道档案对自己有何作用,因此,在填写学籍档案时缺乏严肃认真的态度,草草添完交差,书写不规范,内容不准确现象时常发生。同时,随着高校扩招,学生档案管理工作量猛增,导致管档部门只能机械地完成大量的学生档案收集工作,很难抽出时间审理学生档案内容是否添写正确,书写是否规范,学生档案管理难度增大。

  (四)高校学生档案数字化程度不高

  就笔者所在的档案馆而言,由于设备条件限制、再加上人力不足,学生档案数字化程度不高,虽然使用了档案管理系统,但档案管理还停留在目录式建档阶段,学生档案还是以纸质为主,有利用只能通过复印来解决,这种落后的工作方式已不能适应现代社会快节奏的信息需求,同时手工利用档案也增加了工作人员的负担,影响了对学生档案信息资源的进一步开发,这种落后的管理方式在高校学生就业过程中显得无能为力。

  三、加强高校学生档案管理工作主要对策

  (一)适应社会需求新形势,丰富高校学生档案内容

  传统的学籍材料反映的是一个学生在高校学习期间基本情况的历史记录,内容单一、档案术语化、形式化严重,丧失了档案的参考、凭证属性。在双向选择的就业模式下,高校学生档案管理工作必须完善学生档案内容,使学生档案能够如实反映学生的综合素质,为用人单位提供第一手参考资料。学生档案除传统收集范围外,还应增加学生的科研水平、协调能力、组织能力、进取精神、诚信等方面信息的收集,这些内容不仅可以帮助用人单位选拔合适的人才,也可以增加毕业生的就业砝码。因此,高校学生档案的建立,一定要跟上社会需求新形势,重新构建档案内容指标体系,实现学生档案的参考价值。

  (二)健全高校学生档案保存与转递制度

  高校学生档案材料形成涉及学校多个部门,而各部门大多各行其是,责任不明,在档案的收集、保存过程中缺乏统一指挥,学生档案材料的收集、归档工作滞后,造成学生档案归档材料不齐全、归档内容不规范、档案材料错装、漏装现象时有发生,给毕业生就业造成不可弥补的损失。强化学生档案的规范化管理,明确责任,建立严密的档案保管、转递制度,档随人走,杜绝弃档现象的发生。档案如同人的身份证要伴随人的一生,或更长时间,因此档案管理部门应强化档案意识,做好学生档案的接收、保存、转递工作,为学生提供高效、优质的服务。

  (三)加大宣传力度,全面提高师生档案意识

  高校可通过多种途径与方式,加强师生档案意识的培养:首先,在新生入学之际,通过讲座的形式宣传《档案法》,按照学校要求重视个人档案材料的日常积累,让学生初步树立档案意识;其次,根据学校实际情况,充分利用校园网、报刊、广播、宣传栏等多种形式,大力宣传档案的重要性与弃档的危害性,使广大师生充分认识到学生档案对学生就业、升学、出国深造以及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。

  (四)加快高校学生档案数字化建设

  学生档案管理部门应与时俱进,重视学生档案的基础工作,同时开发适合本校实际的学生档案数据管理系统,把高校学生档案从落后的手工管理向现代化管理转化,借助现代的信息技术实现学生档案内容的数字化,网络化,使各部门学生档案信息资源共享,从而达到更加快速、准确、全面地提供每个学生档案信息的目的。改变学生档案载体的单一性,采用磁盘、光盘等大容量的载体,既可以保存更多的纸质档案信息,也为实现学生档案信息化与网络化奠定基础。

  学生档案是高校档案管理工作的一个重要组成部分,是干部人事档案形成的基础。学生档案是学校与社会联系的桥梁纽带,它为人才开发提供原始信息和准确数据,为用人单位选拔人才提供重要参考。因此,做好学生档案管理工作意义重大。

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