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建设工程招投标档案相关问题的探析

时间:2019-03-14

建设工程招投标档案相关问题的探析

  随着社会经济的快速发展,近年来建设工程项目不断增加,在建筑工程项目实施过程中,对招投标活动过程中所形成的重要资料信息进行收集和整理,从而形成招投标档案,由于其对招投标活动具有较为重要的价值,所以加强建设工程招投标档案管理至关重要,这不仅有利于建筑企业自身的发展,而且对推动建筑市场的发展和完善都具有重要的现实意义。

  1建设工程招投标档案概述

  1.1建设工程招投标档案的含义

  建设工程实施过程中,需要由发包人向社会公众发布招标信息,从而选择满意的投标人进行签订建筑工程合同,在这个过程中,发包人可以选择到信誉度高及实力强的承包人,而且投标人也可以公平进行竞争,这对于建筑市场竞争的有序性具有极为重要的意义。而建设工程招投标档案即是对整个招投标活动过程进行记录,收集整个过程中的所形成的原始资料,并对这些具有保存价值的文件材料进行保管。建设工程招投标档案作为城市建设工程档案的重要组成,真实的记录了建筑经济活动,作为重要的资料和证据,可以更准确和更完整的对建设工程招投标活动进行反映。

  1.2建设工程招标投标档案的内容

  建设工程招标投标档案的内容包括依据性文件材料、工程招投标材料、工程中标后的跟踪管理材料。另外,对于重新组织招标或重新组织评标的建设项目.在提供上述资料的基础上。另增加如下资料,包括重新组织招标或重新组织评标的原因及情况说明、管理机关做出重新组织招标或重新组织评标的决定书、重新组织招标或重新组织评标所采取的相应措施。

  2.建设工程招投标档案的特点

  2.1系统性

  建设工程招投标档案是由具有保存价值的文件材料所构成的,而这些文件资料又是在整个招招标活动中所形成的,所以可以说是对招投标活动从准备阶段、开标、评标及中标等一系列业务活动的完整记录。在整个建设工程招投标活动中,其在开展过程中通常都是以每个项目为一个单元而展开的,这就使在不同阶段所形成的各种文件资料会有所不同,但这些文件资料都是在一个招标项目中形成的,具有内在不可分割性,而且相互联系,各个阶段所形成的资料可以有效的形成一个整体,具有非常好的系统性。

  2.2原始性

  建设工程招投标档案中的原始资料都是在招投标活动中所形成的,是对招投标活动的真实记当,是招投标业务活动所形成的第一手资料,所以具有较好的原始性特点。

  2.3多样性

  无论是从建筑项目还是从载体的不同都决定了建设工程招投标资料的多样性特征,因为建筑项目种类较多,而其所产生的各类资料也具有种类多样化的特点,同时作为招投标活动的记当,其可以是纸质文件资料,同时还有录像、光盘、磁性介质等多种形式的文件资料,内容也具有多样性,这都决定了建设工程招投标档案多样性的特点。

  3.加强建设工程招投标档案的管理

  一是建立档案岗位责任制。明确档案相关人员或管理员工作职责。包括档案管理、装订归档、移交接收、保密、借阅、销毁等环节,如有违法泄露应当保密的与招标投标活动有关的情况和资料的。或者与招标人、投标人串通损害国家利益、社会公共利益或者他人合法权益的,由上级监管部门进行一定的处罚。明确归档范围、种类,对上级部门下发的文件资料。重点是中心建设工程交易项目业务涉及的所有资料,以及专家抽取、开标、评标监控录像光盘等。严格归档要求,对进入中心交易的各类项目,均应按照归档要求单独分项有序地整理归档。建立起一整套行之有效的档案存放、查借阅制度,不断完善档案管理体系。

  二是管理规范化。严格按照档案管理操作规范的标准和要求,全面实施规范化管理,所有档案分类准确、编排有序、目录清楚、查阅快速方便。

  三是保管科学化。除了合理的确定文件归档范围,还要注重档案材料的积累、收集,根据招投标文件形成的不同性质、内容、数量的多少编制科学的分类方案及整理标准、划定保管期限、编制检索工具等。只有确保招投标档案的完整、准确,才能为工程建设提供翔实、可靠、成套、有用的档案信息。招投标档案归档文件一式三套,建设单位保存一套。招投标监管部门和招标代理机构各存档一套。招标人应当在签订书面合同后五日内,将招标档案资料报送招标监管部门。招投标档案管理人员接收招标人、招标代理机构移交的档案资料后,应当及时登记,并认真做好档案资料的立卷、归档和集中保管工作。

  四是加强归档档案借阅管理,建立档案借阅制度。借阅须经过主管领导同意凭单位介绍信办理登记、借阅手续。但项目资料原件不得借离本单位。

  五是加强业务管理。指定懂业务的人负责档案管理,加强档案人员学习培训,不断提高招投标档案管理人员的素质。邀请资深档案管理行家前来指导,理顺档案管理工作;积极参加档案部门组织的业务培训,不断提高业务素质和实际操作技能。

  4.结束语

  由于建设工程招投标档案对招投标活动中的每一个环节都进行了准确和详细的记录,这些原始资料的形成和累积,对于工程实施可以做到有据可查,能够更好的满足建设项目实施过程中各项工作的需要,为工程项目提供更好的服务,通过加强建设工程招投标档案管理,不仅可以有效的避免由于标底泄露而导致的腐败问题发生,而且还有利于市场竞争的有序性,这对于社会经济的稳定发展具有极为重要的意义。

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