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加强全程跟踪审计规避医院采购风险

时间:2019-03-13

加强全程跟踪审计规避医院采购风险

  中图分类号:F426   文献标志码:A   文章编号:1002-2589(2015)03-0044-02

  随着医疗体制改革越来越深入,国家对卫生事业投入不断加大。医院对大型仪器设备及医用耗材采购数量也越来越多,一般的二级医院每年用于购置医疗设备及耗材的投入资金常常超过千万元,三级医院每年用于购置医疗设备及耗材的投入资金可达到三千万元以上。面对如此大的采购款项,医院面临的各种风险也就越来越大,这就要求医院审计部门对医院大型采购项目进行全程跟踪审计,以便进行及时准确的监督控制,让医院采购能够规范、透明、健康、高效地运作,使其在萌芽状态就得到有效防范和化解,从而不断提高医院采购的抗风险能力。

  一、医院存在的采购风险

  所谓的采购风险,就是指医院物资采购的预期目标和实际结果出现偏差的可能性。采购风险之所以会产生,原因是多方面的,如权责不分、领导意志、企业的商业贿赂等,而审计监督薄弱或缺失,是其中一个非常重要的因素。医院的大型采购项目审计大都是事后审计,这样就无法对医疗设备及耗材价格的议定进行动态地掌握或控制,对购买医疗设备及耗材过程中违反程序或合同约定事项无法及时给予纠正,这就形成了采购风险。医院面临着以下几种采购风险:

  1.盲目进行采购

  有的医院在进行采购设备决策时,没有把握市场需求,对设备买回后能产生的多大效益不十分清楚,对医院医务人员具备的技术条件也不十分了解;另外,还有的临床部门在向医院申请购置医疗设备时,对所需设备的功效有意夸大,对设备的未来效益随意高估,使论证专家产生错误的评定。例如,一些新建的或改扩建的大型医院,临床科室一味贪大求洋,进行盲目采购,有了设备,没有市场,或有了设备,没有医技人员操作,设备买来之后,不是使用率低,就是闲置,给国家造成重大经济损失。

  2.招标暗箱操作

  有些医院在进行公开招标或谈价时,实际上私下早有属意的经销商,为了达到自己的目的,就想方设法使招标流于形式,造成公开招标不透明、不公平,不公正。有的医院为了规避审计部门的监督,采取”化整为零”的方式,不惜加大设备采购成本,也要逃避招标。此外,在招标采购中还存在着许多腐败风险,如个别医务人员为了得到各种名目的红包、回扣,外出旅游等好处,不惜损害医院的利益,私下为经销商透露采购信息,甚至泄露标底。

  3.采购合同违规

  有的经营商违反《中华人民共和国合同法》,利用违法合同侵犯医院合法利益;有的经营商通过对采购人员行贿,签订不公平合同;有的经营商采取给予医院虚假优惠或降低售后服务的质量,导致医院蒙受巨大的经济损失。有的是医院自己对采购合同审核不严格,发现不了问题。有的医院对采购合同管理不细,常常因为合同管理混乱造成违约而被对方追究。

  4.验收结算松懈

  有些医院对采购履约验收重视不够,对于一些供应商为降低供货成本,不履行合同的标准和要求,以次充好,偷工减料、数量不足的现象认识不足,采购物资到医院后,医院验收人员对采购物资未按合同及制度要求进行审核就验收了。有的采购部门管理松懈,付款审核不严,财务人员责任心不强,不按规章制度要求,草草进行结算,匆匆付款。等采购的设备或耗材出现问题后,已给医院造成资金、资产的浪费。

  二、规避采购风险的方法

  医院采购面临的各种风险越来越大,这就要求加大审计部门对医院大型采购项目进行全程跟踪审计的力度。全程跟踪审计属于事前、事中、事后全过程对购买大型医疗设备及大宗耗材的流程、项目管理、资金结算进行全面审计的方式,既可以防止医院出现采购风险,也能改变过去医疗设备及耗材管理不规范,让医院采购能够规范、透明、健康、高效地运作。

  1.加强制定规划前的沟通

  全程跟踪审计工作涉及医院的方方面面,因此审计工作规划一定要周密。在制定规划前,审计科要知道医院对采购设备的要求和采购意向,向采购中心了解医院采购的相关管理制度,要向设备使用科室了解医疗设备或耗材的利用情况,运营收入及费用支出情况,要向财务科了解采购资金的来源和采购后财务结算的要求等。其目的有两个,一是加强沟通,为今后全程跟踪审计打好与其他科室协调配合的基础,二是为撰写审计实施计划做好资料上的准备。三是在跟踪审计中要形成必要的审计日志,为处理日后争议事项提供线索。

  2.重视采购前的论证审计

  一是要对影响采购项目的因素进行分析,找出工作重点,提前介入进行了解,如可以采取到不同的医院参观考察不同类型医疗设备或耗材的质量、价格、使用及售后服务等情况,进行比较、评价,作为今后招投标过程中的参考。二是编制或审核设备采购招标文件。主要内容包括:检查医疗设备的设置、医疗设备及耗材名称、具体要求;科学合理的评标标准和方法;标底是否完整合理;参与招标、评标过程,提出合理化建议等。三是参与采购前的论证。主要是对需购置的医疗设备及耗材的特点、用途、功能、临床应用价值的论证情况,实际利用率和成本回收期等指标,在申请论证表内填写内容的完整性及论证数据的准确率等方面进行审计。

  3.强化对采购招投标的监督

  审计部门配合相关职能部门,严格监督采购招投标的环节的操作执行情况,主要是为了防止开标过程中的“暗箱”操作,保证购置过程严格执行招标投标法,确保代理商及生产厂商资质符合规定,采购过程透明、公开、公平、公正。针对招投标过程中可能存在的舞弊行为,要对招标项目的审批手续是否合法、齐全,对评标标准和评标方法的合理性和科学性,对审查投标单位投标报价的合理性,是否存在投标单位互相串通,抬高价格的现象要进行全过程的监督,以抵制设备采购中的不正当竞争。   4.狠抓合同条款签订的审核

  医院在签订合同时,必须要时时注意防范采购合同各种风险。医院领导要时常组织采购相关人员学习《中华人民共和国合同法》和有关防风险、反腐败的文件精神,不断提高相关人员的政治素质和签订合同的能力。审计科要从专业性和规范性方面对合同进行审核,一旦发现有的采购合同违反了《中华人民共和国合同法》或在合同条款中,存在内容不完整、表述不清楚、条款不全面等情形,一定要立刻提出异议和向领导提出建议,将合同损失降到最低。在合同执行过程中,如发现存在未执行或执行不完全的情况,应立即查找原因,采取相应控制措施,督促合同的有效履行。同时,要关注合同变更问题,如属不正常变更,立即请示医院领导,建议医院尽快采取措施,维护自身的合法权益。

  5.严格按照标准进行验收和结算

  大型医疗设备及大宗耗材验收是规避风险的一个关键环节。在收到采购货物之后,首先是相关人员必须到位,各部门要分清责任。采购中心对物资采购负有直接管理责任,审计科负责经销商及采购流程的监督审核,财务科负责对价格、信用等进行监督。针对有些供应商中标后,在供货时采取偷工减料、以次充好、降低配置水平等手段,牟取不正当利益的风险,要严格按照合同的标准及要求进行验收。必须是各个方面都符合标准的,方可办理接收手续。对大型医疗设备的技术质量验收,应由市质量技术监督部门授权的法定检测机构进行,验收结果应作详细记录,并作为技术档案保存。

  医院在结算审计时要严格遵守相关制度。要重视重要文件资料的归档整理,对有关各方提供的主要文件、资料要求相关方的签署要件齐全。医院的财务人员在接到付款通知后,应再次核对采购结算等相关的信息,确保无误之后才可以发送相应的支付指令,完成结算程序。审计部门要参与医院大型采购项目的索赔和违约费用的处理过程,可对结算价款调整发表自己的意见。

  6.加强对购置设备使用的绩效评价

  审计部门要对所采购的设备或耗材的运行成本和使用效益进行认真的分析、评价并写出绩效审计报告,及时地向医院领导准确反映所购置的设备或耗材的使用情况,获得的经济效益、社会效益实际状况,运行中存在的问题,为医院加强管理,提高效益提供必要的依据,也为医院将来进行采购决策提供经验、教训。

  总而言之,医院要想规避采购风险,降低采购成本,医院审计部门就要对大型医疗设备或耗材的采购进行全程跟踪管理,对采购项目管理制度、招投标、合同签订、增补采购项目提供咨询,既可以为医院控制价格当好参谋,也可以督促医院对跟踪审计中发现的问题及时进行整改或纠正。使采购从计划到绩效评价均符合国家的规范,从源头上避免采购风险的产生。

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