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高校财务报账方式的应用及优化

时间:2019-03-07

高校财务报账方式的应用及优化

  随着我国经济的飞速发展,高等教育越来越受到社会的重视和认可,高校办学规模不断扩张,资金来源不断增多,导致传统的报账模式已经不能满足日益增长的业务需要。而解决这个问题,就要从现行的报账模式下手,不断优化,不断创新。

  1 目前高校的报账现状

  高等学校在全球金融危机的大背景下进行了扩招,办学规模不断扩大,随着学院、系数量和种类的不断增加,各部门投入的经费也逐渐的提升。同时科研数量的增多,使得各高校的财务管理工作日渐复杂化,多样化。业务量的增加并且报账人员的增多,使得人数不变的财务人员的工作量突增。高校财务经济管理中处于最基础地位的就是报账工作,相对于企业财务来说,高校报账工作所面对的票据种类和数量更多。虽然前台报账人员十分辛苦的工作,但集中报账时排长队等待业务办理的现象仍然无法得到根本上的缓解。报账业务涉及到财务信息是否准确、可靠,而财务信息对政府及学校负责人的决定也具有着非常重要的职能功效。在报账工作政策性强,工作量大,业务繁琐的实际情况下,如何完善当前的报账系统,保持报账的正确性和及时性是现在每个高校财务工作者普遍面临的问题。

  2 现在普遍实行的报账流程及制度

  部门及院系二级报账人员或科研人员收集税务局或财政局监制的原始单据,并进行分类、粘贴,填写报销单,注明大小写金额、支出项目编号,原始凭证张数并由经办人、验收人签字,报所在部门经费审批负责人签字并加盖公章;经财务处处长签字后持报销单到财务处填写资金指标使用本,并与审核人员约定报账时间;根据全年预算的执行情况,经审核人员审核通过后,分类汇总,编制会计凭证,打印凭证并与报账人员核对本次报账数目;出纳人员办理公务卡、支票、转账等结算手续,单笔支出超过千元须支票支付;财务复核人员对凭证进行复核。

  3 现行的高校财务报账方式有待解决的难题

  3.1 报账工作量日益增大 现在高校资金来源越来越广泛,越来越多元化,报账科目也越来越复杂。例如在经费来源上除了国家财政,市财政,市教委直接拨款的上级补助外,还有各院系举办培训班的学费收入,科研经费的收入,社会捐助,后勤产业化的收入等。财务报账人员不仅要对原始凭证的张数,金额的真实性和准确性进行审核,还要对报销单上经办人,负责人的签字及公章的手续进行把关,甚至要对不熟悉报账流程的老师详细的解释及说明,从而造成了报账工作量的增大,进而形成了财务处无时无刻不在排大队等待报账的状况的出现。

  3.2 报账时间过于集中 高校财务管理业务具有一定的特殊性,大多数部门经费及科研经费的报账集中在每个月中后期及学期末,体现了财务报账时间的集中性这个特点。报账时间分布不平均造成工作量在一段时间内激增,大量报账业务集中在同一时间,使得财务人员的工作压力被放大,对于报账工作的产出数量及质量造成了一定影响。

  3.3 报账过程很难一次通过 ①人员更替:随着高校规模的扩大,人才引入及人员流动越来越频繁,这就造成了报账人员更替速度越来越快。新毕业的报账人员虽然具备较为丰富的专业知识,但对高校报账业务的规定及流程却不是太熟悉,还需要进一步的培训及锻炼。②信息不对称:信息的传播范围、信息的理解情况以及信息的透明程度对教职工是否能够顺利进行报账业务起着很重要的决定作用。然而,许多教职工平时忙于教学、科研,很少有时间在校园网上浏览相关的政策、流程,造成了报账工作无法一次性通过,多次往返财务处,多次更改报销单,因而加大了财务报账人员审核业务的时间成本,降低了财务工作的效率。

  4 优化高校财务报账系统的措施

  4.1 提高财务人员的素质 一方面,财务人员要善于调节和控制自己的情绪,保持良好的心态,适当的与教职工进行简单交流,缓解报账人员等待核算时的焦虑不安情绪,并注意沟通的方式、方法与技巧,取得大家的理解,进一步提高师生的需求满意度。另一方面,可以定期举办财务人员的工作探讨会,解决各岗位在平常报账工作中遇到的问题。不定期的向其他兄弟单位进行调研、学习,积极吸取他人的先进经验,努力提高工作效率。

  4.2 优化报账程序,均衡报账人流量 ①完善报账排号体系,科学分配报账工作,减少等待时间,开发相应的报账网上预约系统,专人管理,连接数据,及时更新排队报账人数,均衡报账人流量,从而提高报账的质量和效率。②设立专项业务报账时间。有些简单的报账业务并不繁杂,需要的手续也较少,例如,外地教职工探亲路费,婚丧补助,独生子女奶品费。单独设立报账时间可以减少报账人员的现场等待时间,避免和常规报账工作相叠加,分流报账人流。③均衡报账人流量,错峰办理业务,如教职工的借款、暂付款等冲账工作应回避月初,月末报账繁忙时期,可在月中集中办理。而年终,月末拿着大量票据一起报账的教职工属“非理性”的消费群体,财务处应合理调配人力,预约好审核、制单、支付的时间,完成此部分教职工的报账业务,同时也不影响日常部门、院系的报账工作。

  4.3 培训二级报账人员,增强信息的透明度 ①二级报账人员对政策规定的了解及对报账业务流程熟悉的情况在很大程度上影响着报账是否能够顺利完成。而从总体来说,报账人员的财务专业知识水平较低,对政策性文件了解的也不够全面。二级报账人员在把票据送往财务处之前预先审核,检查手续是否齐全,该笔项目是否可以列支,这样就可以提高财务处审核的速度与质量。财务部门可以根据实际情况,适时的举办一些政策变更的宣讲会,财会知识的小讲座,普及报账制度及流程,继而提高二级报账人员的专业知识,从而提高工作效率。②为避免因提供无法报账的票据,相关手续不齐全的原因而造成的问题,报账流程及相关政策要做到透明化。并且还应根据实际情况,制定适合本校的流程及标准,通过校园网等途径及时发布,增强相关知识的宣传力度。也可以将规范的样本作为范例放置于财务处醒目的地方,以供参考。还可利用现在较为流行的微信、微博等方式,构建交流平台,及时解答师生在报账环节中遇到的问题。   4.4 高校可利用先进的计算机网络技术推出网上报账系统

  4.4.1 现状 目前,从高校实际报账流程来看,报账过程中最繁琐,耗时最长的环节就是前台审核制单的过程。在审核制单的过程中财务人员与报账人员要往复传递、粘贴票据、修改、审核、录入财务账务系统。虽然,目前大部分高校已经使用了会计电算化的相关财务软件,减少了许多繁琐的人工过程,但是审核制单的过程仍无法避免。

  4.4.2 流程 而利用网上报账系统这个平台,报账人员就可以在任何时间、任何地点登录系统,录入报账信息,提交报账申请,查看申请情况,然后打印出“报账预约单”连同全部相关的原始票据打包投递到指定的投递处,等待审核。通过该系统财务人员可以提前了解本月报账情况并安排人员进行报账。安排好全部工作后,通知报账人员,从网上报账系统中调出相应的“报账预约单”,并对原始票据进行审核,随后报账系统就可自助生成完整的记账凭证。这就将财务人员从大量的信息录入及查询工作中解脱出来,同时也保证了信息的准确性、可靠性。从而使会计核算人员的工作从单纯的审核型转为管理型。

  4.4.3 优势 网上报账系统的应用目的在于规范财务报账业务流程,提高财务报账的工作效率和财务工作的管理水平,节省报账人员的报账时间,缓解财务人员的工作压力,统一、规范财务核算工作,提高财务核算工作的精准性、客观性以及及时性,更好的做到服务全校师生。

  4.4.4 漏洞 网上报账系统因其明显的优势,必会成为今后高校报账工作方式的发展方向,但其也有一定的漏洞需要我们去注意。①网络安全影响着网上报账系统能否正常使用。黑客攻击,病毒入侵,设备配置不安全等偶然或恶意的因素时刻威胁着网络安全。同样的,为广大师生提供生活上,教学上便利的校园网也会面临不稳定等巨大挑战。而高校报账系统是以校园网为基石的应用系统,那就意味着校园网的安全性就直接影响着网上保账系统的安全性。这就需要依靠高校网络与信息管理中心和财务处的通力合作,进行防范。②报账人员对系统不熟悉,从而不接受,影响了系统的推广。对初次接触网上报账系统的教职工来说,对系统不熟悉,使用经验缺乏,欠缺财务知识的现状反而使得报账人员觉得使用系统后工作量增加了。与此同时,有许多老师平时忙于行政,教学,科研工作,觉得在网上报账系统中填写信息较为麻烦,没有传统报账程序那样,直接将原始凭证交给财务人员审核方便,从而产生了抵触情绪,影响了网上报账系统的全面推广。③原始凭证投递存在丢失的风险,容易造成误会。票据投递点的数量及地址的设定在很大程度上影响着票据的安全性。同时,网上报账系统的使用需是以诚信为基础,报账人员应准确,真实的填写报销单,准备合法合规的原始票据,并对财务人员给予充分的信任。财务人员必须严格遵守《会计法》和《会计基础工作规范》等规定要求,严格审核原始票据是否完整可信,准确计算出报账数额,查看手续是否齐全,进行报账流程整个程序。如果审核过程中有不诚实的行为,将会引起纠纷,进而影响财务部门的信誉度,影响网上报账系统的顺利推广。④财务人员与报账人员的沟通不及时,降低了工作效率。在传统的报账方式下,报账人员和财务人员能够以面对面的方式进行沟通,相关票据是否合规、经费是否超支、手续是否齐全等情况可以咨询后及时解决。运行网上报账系统后,由于报账人员本人不用到财务处,而财务人员在审核的过程中经常有一些疑问要咨询报账人员本人,这时唯一的方法就是通过电话沟通,因为许多问题在电话中不容易交流,经常造成误解,这就会降低报账工作的效率。

  总体来说,高校财务网上报账系统的使用,满足了师生的报账需求,提升了服务水平,减少了财务人员低效的重复工作,提高了业务效率,采集了准确可靠地财务信息,便于查询与监督,使报账业务基本脱离纸质环节,节省了财务、审计部门的人力消耗,提高办事效率,实现了与财务系统的整合,同时直接利用财务数据,真正实现财务信息的共享。网上报账系统这种先进的报账方式虽然带给了报账人员和财务人员许多便利,但仍然有许多继续改进的地方,我们期待高校能在不断的摸索中寻找到最适合的报账模式。

  目前,业务量大,人手缺乏,许多现有的报账模式无法适应工作要求是很多高校共同面临的报账难题。这就需要我们财务工作者发挥自己的专长,创新性开展工作,减少报账人员等待时间,优化报账方式,提高工作效率。

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